إن كنت واحدًا ممّن يسعون إلى زيادة إنتاجيتهم باستمرار، فلعلّك سمعت وصدّقت المقولة القائلة أنّك كلّما عملت أكثر، كان ذلك أفضل. غير أنّ الواقع مختلف بعض الشيء وأكثر تعقيدًا.

في المصانع مثلاً، يكون السعي دائمًا لزيادة الإنتاج مع تقليل التكلفة، أو على الأقل عدم رفعها، وهو ما يعرف بمبدأ "الأقل هو الأكثر". أيّ بذل جهد أقل لتحقيق إنجاز أكبر.

بالرغم من أنّها قد لا تبدو فكرة منطقية بالنسبة لك، لكنها في الواقع عملية وناجحة في غالب الأحيان. فما رأيك إذن باعتماد هذا المبدأ لرفع إنتاجيتك وإنجاز الكثير من أعمالك في وقت أقل؟

كيف ذلك؟ حسنًا، إليك 10 طرق عملية تضع على الطريق الصحيح نحو العمل بذكاء لتوفير الجهد والوقت!

عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا مكوّنًا من 3 فقرات، فسوف يكون على الأرجح آخر بريد إلكتروني تتمّ قرائته من قبل مستقبل الرسالة، هذا إن تمّت قراءته أصلاً. لا أحد يريد أن يقرأ رسائل طويلة، حتى لو كانت مُرسلة من صاحب العمل. وكلّ ما سيفعله من يتلقى هذه الرسالة، هو أنّه سيقرأ الفقرة الأولى ليتأكّد ما إذا كانت الرسالة عاجلة أم لا، ثمّ تجاهل الباقي.

ان كنت ترغب في أن تُقرأ رسائلك ويتمّ الردّ عليها بسرعة، فاحرص إذن على أن تكون أقصر!

حركة بسيطة لكنّها فعّالة. الأشخاص الذين يستقبلون أكبر عدد من الرسائل هم أولئك الذين يرسلون عددًا أكبر منها! إن كان صندوق الوارد في بريدك الإلكتروني يعجّ بالرسائل الواردة، فراجع عدد الرسائل التي ترسلها كلّ يوم.

قبل أن تقرّر بأن الإيميل هو أفضل طريقة لإيصال رسالتك، اسأل نفسك: ما هي الطريقة الأكثر فعالية لإيصال هذه المعلومة أو الملاحظة؟ أليست المكالمة الهاتفية أفضل؟ ماذا لو ذهبتُ إلى صاحب العلاقة في المكتب المجاور وأخبرته بالأمر وجهًا لوجه؟

إذن، أرسِل إيميلات أقلّ، واستقبل عددًا أقلّ منها، لتتمكّن من إنجاز مهامّ أكثر في عملك!

هل سبق لك أن حضرت عرضًا تقديميًا لمدّة ساعة كاملة، حيث كان مليئًا من بمئات من النقاط والأرقام والمعلومات؟ هل استطعت أن تتذكّر منه شيئًا بعد انتهائه؟ وإن فعلت، فما هي نسبة ما تذكّرته من مجمل العرض؟

على الأرجح لم تتذكّر سوى القليل جدًّا، لذا وبعد أن أصبحت أنت صاحب القرار والشخص الذي يعدّ مثل هذه العروض، اختصر هذا العذاب على الحضور، فكلّما قللت عدد النقاط، كان الأمر أسهل عليهم واستطاعوا تذكّر قدر أكبر منه. حاول قدر الإمكان ألاّ تزيد عدد النقاط الرئيسية في عرضك التقديمي عن 3 نقاط. كما أنّك إن تمكّنت من إنهاء العرض في وقت أقل بعشر أو عشرين دقيقة ستكسب المزيد من الأصدقاء بلا شكّ!

هل سبق لك أن تساءلت لماذا يتمّ تحديد مدّة كلّ الاجتماعات بساعة واحدة على الأقل؟

ليس لأن أفضل الاجتماعات تستغرق ساعة كاملة، وإنما لسبب بسيط جدًّا، فكلّ التقويمات تتيح لكّ ترتيب مواعيدك من خلال خانات مدّة كلّ منها ساعة واحدة. (وليس أقلّ).

لكن، هل تعلم أنّ بعضًا من أفضل الاجتماعات وأكثرها إثمارًا في كبرى الشركات لا تستغرق أكثر من 15 دقيقة؟!

هذا ما سيحصل عندما تقلّل مدّة اجتماعاتك من ساعة إلى نصف ساعة أو أقلّ:ستصبح مواعيد البدء والانتهاء أكثردقّة.

سيحضر عدد أكبر من الأشخاص اجتماعاتك، ولن يتهرّبوا منها.

ستتمكّن من إيصال المعلومات بشكل أسرع.

سيتمكّن الحضور من تذكّر محتوى الاجتماع بشكل أفضل لأنهم يتلقون معلومات أقل.

قد تبدو لك هذه الخطوة غريبة وغير منطقية، لكنّها فعّالة للغاية!

الكثيرون يقومون في الغالب بجدولة مهام يومية أكثر بكثير مما يستطيعون في الواقع القيام به. إذ قد تشتمل قائمة مهامّهم على 20 أمرًا، في حين أنّهم لن يستطيعوا سوى إنجاز 10 مهام فقط.

في مثل هذه الحالة، وعندما تفشل في إتمام جميع المهام التي وضعتها لنفسك، ستشعر في الغالب بالإحباط وبأنك مقصّر في عملك، الأمر الذي يؤدي إلى تدني طاقتك وتراجع إنتاجيتك.

وعلى العكس من ذلك، حينما تقلّل عدد المهام إلى النصف، فسوف تتمكّن من الانتهاء منها مبكّرًا، الأمر الذي يشعرك بالحماس والنشاط، ويدفعك للقيام ببعض من أعمال الغد!

هل أنت واحد من أولئك الذين يجلسون مع أنفسهم في بداية كلّ سنة جديدة، ويضعون أهدافًا كثيرة لتحقيقها خلال العام؟

كم هدفًا من تلك الأهداف حققت مع نهاية العام؟ هل تمكّنت حقًا من تعلّم لغة جديدة، واكتساب مهارة العزف، والسفر حول العالم، وشراء بيت أحلامك، وافتتاح مشروعك الخاص، والوصول إلى وزنك المثالي وقراءة 50 كتابًا..و...و...و؟!

على الأرجح لم تفعل، فهذا هو حال الغالبية العظمى منا. والحلّ لهذه المشكلة بسيط للغاية: ضع لنفسك أهدافًا أقلّ.

حينما تختصر أهدافك من 20 هدفًا إلى هدفين أو ثلاثة فقط، فأنت تمنح نفسك وقتًا أكبر لتركّز على كلّ هدف، ولن ينتهي العام قبل أن تكون قد حققتها كلّها. الأمر يشبه تمامًا جدولة المهام اليومية، فالأقل هو الأكثر على الدوام.

لطالما تمّ إخبارنا أنّ الطعام هو المصدر الذي نحصل منه على الطاقة اللازمة للقيام بنشاطاتنا، لكننا في يومنا هذا، أصبحنا نستهلك من الطعام أكثر من حاجتنا بكثير. وبدلاً من أنّ يزوّدنا بالطاقة، أصبح يستهلك طاقتنا من أجل الهضم!

ألم تلحظ أنّك تشعر دومًا بالنعاس والتعب بعد تناول وجبة دسمة، في حين أنّ نشاطك يرتفع إن اكتفيت بوجبة صغيرة خفيفة؟

احرص إذن على ألاّ تتناول أكثر ممّا تحتاج، وبدلاً من وجبة واحدة ضخمة، قسّم وجباتك إلى كميات صغيرة خلال اليوم، مع الحرص على احتوائها على أكبر قدر ممكن من العناصر الغذائية المفيدة.

عندما تحيط نفسك بالكثير من الخيارات (سواءً على مستوى الطعام، العمل، اللباس..الخ)، ستواجه وقتًا عصيبًا في الاختيار على حساب القيام بأمور أكثر إفادة. حينما تملك الكثير من الثياب مثلاً، سوف تستغرق وقتًا أطول في اختيار ما تلبسه منها، وكيفية التوفيق بين الألوان واختيار الحقيبة والحذاء المناسبين...الخ. بعكس ما سيكون عليه الحال إن كنت تملك ثيابًا أقل!

حاول على الدوام أن تقلّل قرارتك من خلال اختصار وحصر الخيارات المتاحة أمامك، وذلك حتى توفّر وقتًا أكبر لإنجاز المهامّ الأكثر أهمية وإفادة.

كم مرّة حملت معك أمتعة كثيرة عند السفر، واكتشفت بعد عودتك من رحلتك أنّك لم تستخدم سوى 10% أو أقل ممّا حملته معك؟!

كثيرًا ما يحدث ذلك، لذا احرص في المرة المقبلة على الاكتفاء بحقيبة صغيرة واحدة فقط. فكلّما قلّلت أمتعتك عند السفر، أصبح التنقل في المطار أكثر سهولة، وأتيحت لك فرصة الاستمتاع بوجهتك بشكل أفضل.

هل سمعت قبلاً بقانون باركنسون؟

ينصّ هذا القانون على أنّ: "العمل يمتدّ ليشغل الحيّز الزمني المتاح لإتمامه".

بمعنى آخر، عندما تمنح نفسك ساعتين لإتمام مهمّة ما، سوف تستغرق ساعتين بالضبط لإتمامها، أمّا إن منحت نفسك ساعة واحدة واحدة لإنهاء ذات المهمّة، فسوف تتمكّن من إنهائها خلال ساعة واحدة أيضًا!

عندما تطبّق قانون باركنسون في حياتك، وتقلّل ساعات عملك، ستجد أنّك أصبحت أكثر قدرة على إنجاز مهامّك في وقت أسرع على الرغم من أنّها كانت تستغرق منك وقتًا أطول فيما مضى.

من المهمّ بالطبع أن تمنح نفسك وقتًا كافيًا لإتمام أعمالك، لكن، احرص على عدم منح نفسك وقتًا أطول من اللازم حتى لا يتمدّد عملك ليشغل هذا الحيّز الزمني.

كانت هذه قائمة بـ 10 طرق عملية تساعدك على القيام بأعمال أكثر في وقت أقل، تطبيقًا لمقولة: "الأقل يعني الأكثر". يمكنك بالطبع العثور على المزيد من الطرق والوسائل التي تضمن لك إنجاز عدد أكبر من المهام في وقت أسرع وبجهد أقلّ.

شاركونا أهمّ عاداتكم اليومية أو استراتيجياتكم لزيادة الإنتاجية والعمل بكفاءة أكبر مع اختصار الوقت، ولا تنسوا التسجيل في موقعنا ليصلكم كلّ جديد.